T.C.

ORDU VALİLİĞİ

İL DEFTERDARLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

GENEL ESASLAR

 

I-AMAÇ:

 

            Bu yönergenin genel amacı Defterdarlığımızda Vali adına veya Defterdar adına imzaya yetkili makamları belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, üst makamlara önemli konularda daha sağlıklı kararlar alabilmeleri için zaman kazandırmak, hizmette sürat ve verimliliği artırmak mükelleflere ve iş sahiplerine kolaylık sağlamaktır.

 

II-KAPSAM:

 

            Bu yönerge; Ordu Defterdarlığında imzaya yetkili kılınanların idari yazışmalarla ilgili imza yetkilerini ve bu yetkilerini nasıl kullanacaklarına dair ilke ve esaslarla, resmi yazışma usulünü kapsar.

 

III-YASAL DAYANAK:

 

            Bu yönerge : Ordu Valiliğinin 03/07/2014 tarihli “ İmza Yetkileri ” Yönergesinin, İç Yönerge başlıklı 11. Maddesinin 2 nolu fıkrası, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında K.H.K dayanak alınarak hazırlanmıştır.

 

IV-TANIMLAR:

 

            Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

Yönerge          : Ordu Defterdarlığı İmza Yönergesini.

Bakanlık         : Maliye Bakanlığını.

Defterdarlık    : Ordu Defterdarlığını.

Defterdar        : Ordu Defterdarını.

Defterdar Yardımcısı: Ordu Defterdar Yardımcısını

Birim Müdürü : Ordu Defterdarlığına bağlı birimlerin Müdürlerini ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

İMZA YETKİSİNİN KULLANILMASINDA İLKE, USUL VE SORUMLULUKLAR

 

I- İLKELER VE USULLER:

 

            1-Defterdar’ın, Defterdarlığın tüm iş ve işlemleri ile ilgili olarak alt birimlere devredilen imza yetkilerinden o birimlere Kanunla verilmiş olanlar hariç olmak üzere her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

            2-Defterdar Yardımcısı, Defterdar olmadığı durumlarda Defterdar adına verilen yetkileri kullanabilir.

3-Defterdar Yardımcısı, Defterdarlığımızın her biriminde Defterdarın yokluğunda Defterdar gibi davranır. Acil durumlarda gerekli kararı alarak işlem tesis eder ve en kısa zamanda Defterdarı bilgilendirir.

            4-Devredilen imza yetkilerinin, sorumlulukla, dengeli tam ve doğru kullanılması esastır.

            5-Vali tarafından devredilen imza yetkisi kullanılırken imza yetkilisinin adının altına “Vali a.” ibaresi yazılacaktır.

            Defterdar adına imzalanan yazılarda imza yetkilisinin adının altına “Defterdar a.” ibaresi yazılacaktır.

            6-Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.

            7-Her imza yetkilisi imzaladığı yazılardan, üst makamların bilmesi gereken konuları, zamanında üst makama bildirmekle yükümlüdür.

            8-Birim müdürleri birimlerinden çıkan tüm yazılardan sorumludur.

            9-Vekiller,  vekaletleri boyunca asillere devredilen imza yetkilerini kullanırlar.

            10-Onaylar, yazı içerisinde yasal dayanağı belirtilerek düzenlenip, makama sunulacaktır.

            11-Yazılar varsa ekleri ile birlikte, evveliyatı olanlar veya incelemeyi gerektirenler dosyaları ile birlikte imzaya sunulacaktır.

            12-Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, birim müdürleri tarafından üst makama imzaya sunulacaktır.

            13-Yazıların ilgili birimce hazırlanması ve oradan yayınlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Personel Müdürlüğünde hazırlatılan yazılardan bir örneği bilgi için ilgili birimlere gönderilir.

            14-Havale evrakında  ve yazıda “Görüşelim” , “Bilgi Veriniz” notu konulan yazıları, ilgili görevliler en kısa zamanda gerekli bilgi ve belgelerle havalede imzası bulunan Defterdar Yardımcısı veya Defterdarla görüşecektir.

            15-Yazıyı paraf eden ve imzalayan her derecedeki sorumlu bu yazının yasalara, hizmet gereklerine ve resmi yazışma kurallarına uygunluğunu sağlamakla sorumludur.

            16-Yazılar “Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”te belirtildiği şekilde düzenlenecektir.

 

II-BAŞVURULAR, GELEN – GİDEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ:

 

            1-Defterdarlığımızın her birimi mükellef, iş sahibi ve vatandaşların başvurularına daima açık olacaktır.

            2-Vatandaşlarca verilen dilekçelerin; dilekçenin talebine ve usule uygun değilse, münasip bir dille anlatılarak gerekli düzeltme yapıldıktan sonra alınması gerekmektedir. Başka birimlere ait dilekçe ve yazıların gelmesi halinde ilgili birime yönlendirilmeli, mümkün olmaması halinde dilekçe alınarak ilgili birime gönderilmelidir.

            3-Defterdarlık evrak birimlerine gelen “Çok Gizli” , “Gizli” , “Hizmete Özel” , “Kişiye Özel” işaretli yazılar Defterdara, bulunmadığı durumlarda Defterdar Yardımcısına zarfları açılmadan iletilecek ve makamca verilen talimata göre havale ve kayıt işlemi yapılacaktır.

            4-Defterdarlığımız birimlerinin birbirleri ile yapacağı yazışmalarda; Bir dosyanın oluşması, evrak eksikliğinin tamamlanması, istatistik ve hesabata ilişkin bilgi yazıları hariç, yazılar “Defterdar a.” Defterdar Yardımcısının imzası ile yazılacak.

            5-Defterdarlığımıza gelen yazı ve evraklardan:

a-      Maliye Bakanlığı tarafından Valiliğe gönderilen ve Valilikçe Defterdarlığımıza havale edilen yazılar.

            b-Vali veya Vali Yardımcısı tarafından imzalanıp Defterdarlığımıza gönderilen veya Vali tarafından Defterdarlığımıza havale edilen yazılar.

c-Mahkemeler ve Savcılıklardan gelen yazılar.

            d-Araştırma, soruşturma, teftiş ve inceleme raporları.

e-Bilgi Edinme Kanunu uyarınca Defterdarlığımıza gönderilen başvurular,

f-Dilekçe hakkının kullanılmasına dair Kanun uyarınca Defterdarlığımıza gelen dilekçeler,

g-Atanma taleplerine ait dilekçeler,

h-Defterdarlık Personeli hakkında yapılan şikayetlere ait dilekçeler,

Defterdar tarafından ilgili birimlere havale edilecektir.

            Diğer gelen yazı ve evrak, Defterdar Yardımcısı tarafından ilgili birimlere havale edilecektir. Defterdar Yardımcısı havale ettiği yazılardan, Defterdarın bilmesi gerekenleri takdir edip Defterdarı en kısa sürede bilgilendirecektir.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

İMZA VE ONAY YETKİLERİ

 

A-DEFTERDARIN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR:

 

            1-Vali ve Vali Yardımcılarının onayı dışında kalan derece yükselmesi, kademe ilerlemesi işlemleri.

            2-Kadro Değişikliği talep yazıları,

3-Vali ve Vali Yardımcıları tarafından izin verilenler dışında kalan İl Müdürlüğü personelinin yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni, refakat izni, aylıksız izin, yurt dışı izin onayları ile bu süreçte yerlerine vekalet edecek personelin görevlendirme onayları ve  bu konularla ilgili yapılacak yazışmalar ile Vali ve Vali Yardımcısı onayından geçmiş işlem ve kararların Kaymakamlıklara gönderilmesi.

4-Bakanlığımız ile Valiliklere, Kaymakamlıklara, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile kişilere giden bir takdir, bir direktif, bir görüş özelliği taşımayan, herhangi bir hak doğurmayan bir işlemin, dosyanın veya evrakın tamamlanmasına yönelik olarak bilgi isteme, bilgi verme sonuçların izlenmesi, tebligat işlemleri ile ataması yapılan personelin özlük dosyasını gönderme ve isteme yazıları.

            5-Vali Yardımcılarının tetkikinden geçen, alt birimlere ve İlçelere gönderilecek genelgelerin duyurulmasına ilişkin yazılar.

            6-İlde Defterdarlık teşkilatını ilgilendiren hizmet içi eğitim ve kurs açılması onayları ile bu eğitim ve kurslar sonrası düzenlenen belge ve sertifikaların imzalanması,

            7-İl içi 7 güne kadar (yedi gün dahil) taşıt ve personel görevlendirmeleri.

            8-Dairelerin belirli dönemlerde Bakanlıklara mutat gönderecekleri istatistiki bilgilere ait yazı ve cevaplar.

            9-Valilik genel emirlerinin alt birimlere ve İlçelere duyurulmasına ilişkin yazılar,

10-Gönderilen kadroların duyurulmasına ilişkin yazılar.

11-Vali ve Vali Yardımcısının onayından çıkan evrakın gönderilmesine ilişkin yazılar. 

             12-Yeni bir hak, görev ve yükümlülük doğurmayan bir direktifi veya icra talimatını kapsamayan Vali veya Vali Yardımcısının imzalaması gerekenler dışında kalan ve 5442 sayılı

İl İdaresi Kanununun 9. maddesinin (B) fıkrasında belirtilen “Hesabata ve Teknik Hususlara” ait yazılar.                                                                                                                           

13-Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin Bakanlıklara ve alt birimlere bildirilmesine ilişkin yazılar.

            14-Taşınır mal yönetmeliğinin uygulanmasına ilişkin onaylar ve diğer yazılar.

            15-Personelin askerlik erteleme işlemleri.

            16-Adli ve İdari Yargı tarafından (icra daireleri dahil) Valilik aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazılar.

            17-Kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren taleplere ilişkin başvuru ve dilekçeleri kabul etmek gereğini yerine getirmek ve sonucundan ilgiliye bilgi verme mahiyetindeki yazılar.

            18-Birim personelinin kimlik belgelerini imzalamak.

            19-Valinin takdir yetkisi dışında kalan her türlü inceleme, soruşturma, disiplin onayları ve disiplin cezaları.

            20-Bakanlık ve Valilik atamalı Defterdarlık personelinden kurum değiştirmek veya İl dışına gitmek isteyenlerin muvafakat yazıları ile yer değiştirme, birim bünyesinde görev yeri değiştirme, vekalet ve görevlendirme onayları.

            21-Ataması Valiliğe ait Defterdarlık personelinin Vali ve Vali Yardımcısı tarafından imzalanacak yazılar ve onayları dışında kalan özlük işlerine ilişkin yazı ve onaylar.

22-Disiplin hükümlerine göre incelemeci, soruşturmacı görevlendirilmesine ilişkin onaylar.

            23-Maliye Bakanlığı tarafından çıkartılan yönetmelik, genel tebliğ ve genelgelere göre Defterdar tarafından imzalanması ve onaylanması gereken iş ve işlemler.

            24-Devletin hüküm ve tasarrufu altında veya Hazinenin özel mülkiyetindeki taşınır ve taşınmaz mallarla ilgili bilgi ve belgelerin kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili odalardan istenilmesine ait yazılar.

            25-6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkındaki Kanun hükümlerine göre düzenlenecek amme alacaklarına ilişkin haciz ve ihtiyati haciz varakalarının tasdik yetkisinin kullanılması (Defterdarca uygun görülen limitler halinde Defterdar Yardımcısı, Müdürler ve Müdür Yardımcıları)

            26-Tereke araştırması yapılmasıyla ilgili yazıların imzalanması.

            27-Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığından gelecek yazılara verilecek cevaplara ilişkin yazılar.

28-Gelir İdaresi Başkanlığı personelinin İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (İNKA) üzerinden muvafakat taleplerinin onaylanması için alınacak onayların imzalanması.

 

B-DEFTERDAR YARDIMCISINA DEVREDİLECEK İMZA YETKİLERİ:

 

            1-Doğrudan diğer İl Defterdarlıklarına ve İlimiz Merkez ve İlçe Birimlerine yazılan yazılar, (Valilikler ve Kaymakamlıklar aracılığı ile gönderilmeyen.)

            2-Harç Tahsil Müzekkereleri gönderme yazıları.

            3-Bakanlık ve Gelir İdaresi Başkanlığından gelen ödenek dağıtım yazıları.

            4-Bir dosyanın oluşması için gerekli bilgi ve belge isteme ve eksik belgenin tamamlanması talep yazıları.

             5-Yanlış gelen bir yazının ilgili makamlara gönderilmesine ilişkin yazılar.

            6-Defterdarlık Merkez birimlerinin İl içi (Merkez İlçe) araç görev emri kağıtlarının imzalanması,

            7-Kadro Tahsisi ve derece terfilerinin ilçe Birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar.

            8-2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince ihale safhasına kadar olan yazışmaları yapmak.

9-Defterdarın havale ettiği yazılar ile Defterdarlığa gelen diğer evrakların birim müdürlüklerine havale edilmesi.

10-İlimiz Merkez ve İlçe Birimleri ile diğer Defterdarlıklar ve Vergi Dairesi Başkanlıklarına gönderilen Mal Varlığı Araştırması, Kaybolan belgeler ve Yaygın Yoğun Denetim tutanaklarına ilişkin yazılar.  

11-6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkındaki Kanun Hükümlerine göre düzenlenecek amme alacaklarına ilişkin, tutarı 10.000 – 50.000 TL arası olan haciz varakalarının tasdik yetkisinin kullanılması.

                                                                                             

C-BİRİM MÜDÜRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:

 

            1-Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat birim müdürlerinin (Muhakemat Müdürü, Personel Müdürü, Vergi Dairesi Müdürü, Muhasebe Müdürü, Saymanlık Müdürü, Milli Emlak Müdürü, Müdür ) imzalamasını ve onaylamasını emrettiği yazı ve onaylar.

            2-Vali, Vali Yardımcısı veya Defterdarın onayından geçmiş işlem ve kararların İl merkezine  dağıtım yazıları.

            3-Yeni bir hak veya yükümlülük doğurmayan bir direktif veya icra talimatı içermeyen, Valiliğin ve Defterdarlığımızın görüş ve takdirini gerektirmeyen mutat, Defterdarlığımız içi yazışmalar.

            4-Emir ve talimat içermeyen ancak, rutin iş ve işlemlerle ilgili olarak Defterdarlık birimleri arasında yazılacak bilgi yazıları,

            5-Mahiyetinde çalışan bütün personelin yıllık izinlerinin verilmesi ve Müdürlük personelinin mazeret, hastalık, refakat izinleri ile yurtdışı iznine ait onayların imzaya sunulması.

            6-6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü hakkında Kanun hükümlerine göre düzenlenecek amme alacaklarına ilişkin, tutarı 10.000 TL altında olan haciz varakalarının tasdik yetkisinin kullanılması.

 

 

 

                                                                                             

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER

 

            1-İmza yetkilerinin kullanılmasında, Kanun, Tüzük ve Yönetmelikler ile Ordu Valiliğinin 03/07/2014 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi dikkate alınacaktır.

            2-Yetki devredilenler bu yetkilerini devredemez.

            3-Yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Hükümleri uyarınca yapılacaktır.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

YÜRÜRLÜK

 

 

            1-Bu Yönerge Valilik Makamınca Onaylandığı tarihi izleyen iş günü yürürlüğe girer.

            2-Bu Yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa  meydan verilmemesinden ve Yönergenin yürütülmesinden memurlar ile hiyerarşik kademedeki tüm personel üstlerine karşı sorumludurlar.

2-Defterdarlığımızca bu konuda daha önce yayımlanmış yönerge ve her türlü yetki devirleri yürürlükten kaldırılmıştır.

            3-Bu Yönerge hükümlerini Ordu Defterdarı yürütür.

 

 

 

 

 

                                                                                                                       Erol PİŞKİN

                                                                                                                          Defterdar

 

Uygun görüşle arz ederim.

           …/07/2014

 

      Niyazi ERTEN

      Vali Yardımcısı

 

 

 

 

 

 

O L U R

…/07/2014

 

İrfan BALKANLIOĞLU

Vali